Excel’den Stok Takip Programına Nasıl Geçilir?
Mağaza ve market ürünlerini taşımadan önce barkod, birim ve açılış stoklarını kontrol edin. Örnek alan eşleştirmesi ve geçiş kontrol listesi.
Excel ile stok tutarken ürün listesi, satış kayıtları ve sayım sonuçları farklı dosyalara dağılabilir. Geçişin amacı bu bilgileri doğrulanabilir tek bir kayıt düzenine taşımaktır. Başlangıçta hatalı barkod veya miktar aktarmak, yeni programda da aynı hatayı sürdürür. Bu nedenle önce veriyi temizleyin, sonra küçük bir grupla deneyin.
Hangi Excel dosyası esas alınmalı?
Geçişten önce kullanılan dosyaların bir kopyasını saklayın. Tarihini ve sorumlusunu kaydedip tek bir ana ürün listesi belirleyin.
Satışlar devam ederken alınan stok listesi gün sonunda aynı miktarı göstermeyebilir. Açılış stoklarının hangi saat itibarıyla geçerli olduğunu yazın.
Eski listede silinmiş veya artık satılmayan ürünleri yeni kayıtlarla karıştırmayın. Önce pasif ürünleri ve tekrar eden satırları ayırın.
Barkod ve ürün alanları nasıl hazırlanır?
Barkod sütununu metin olarak tutun. Başındaki sıfırlar veya uzun sayıların son haneleri kaybolduysa kaynak veriyi kontrol edin; tahmin ederek tamamlamayın.
Ürün kodu, ürün adı, ölçü birimi ve varsa renk/beden bilgisini ayrı sütunlarda düzenleyin. Koli miktarıyla adet miktarını aynı stok birimi gibi kullanmayın.
Alış ve satış fiyatlarının ondalık ayıracını ve vergi anlamını netleştirin. Dosyadaki her sütunu uygulamanın aktarım ekranındaki karşılığıyla eşleştirin.
Küçük bir deneme aktarımı nasıl yapılır?
Önce az sayıda farklı örnek seçin: normal barkodlu ürün, barkodu sıfırla başlayan ürün, varyantlı ürün ve farklı ölçü birimi kullanan ürün.
Ürün kartını açıp barkod, fiyat, birim ve şube miktarını kaynak dosyayla karşılaştırın. İkinci kez içe aktarma yeni kayıt mı oluşturuyor, var olanı mı güncelliyor kontrol edin.
Bir satış ve asıl satışa bağlı bir iade yapın. Stok miktarının beklenen seviyeye döndüğünü ve kasa kayıtlarını kontrol ettikten sonra tüm listeye geçin.
Canlı geçiş nasıl kapatılır?
Aktarım anındaki satış, alış ve iadelerin hangi sistemde kaydedileceğini ekibe açıklayın. Aynı işlemi iki kez kaydetmeyin.
Toplam ürün sayısını ve seçilmiş ürünlerin şube bazındaki miktarlarını mutabık hale getirin. Eksik veya mükerrer kayıt varsa önce nedeni düzeltin.
Yön Stok paketlerinde Excel/CSV aktarımı bulunur. Kullanacağınız ekranın güncel şablonunu esas alın; bu rehberdeki örnek bir içe aktarma dosyası değildir.
Aktarım öncesi alan kontrolü
| Alan | Temsili değer | Kontrol |
|---|---|---|
| Ürün kodu | GOM-SY-M | Aynı seçeneğe tek kod |
| Barkod | 0012345678905 | Metin biçimi; baştaki sıfırlar korunmalı |
| Ürün / seçenek | Gömlek / siyah / M | Renk ve beden ayrımı |
| Birim | Adet | Koli-adet dönüşümü net olmalı |
| Açılış miktarı | 8 | Şube ve sayım zamanı belirli olmalı |
| Satış fiyatı | 1250,00 | Ondalık ayıracı ve vergi anlamı net olmalı |
Değerler temsili örnektir; barkod gerçek bir ürüne atanmış kod olarak kullanılmamalıdır. Sütun adları Yön Stok’un zorunlu dosya şablonunu temsil etmez. Güncel aktarım ekranının istediği şablonu indirin ve onun alanlarını esas alın.
Başlangıç kontrol listesi
Eski dosyanın değiştirilmeyen kopyasını saklayın.
Tekrarlı ürün ve barkodları düzeltin.
Deneme aktarımında fiyat ve miktarları karşılaştırın.
Satış ve iadeyi doğrulayın; geçiş saatini ekibe bildirin.